يتولى وكيل شؤون التدريب بالمنشأة التدريبية الإشراف على الأقسام والوحدات التابعة له وهي:
أولاً: قسم القبول والتسجيل:
الإشراف على مهام وأعمال قسم القبول والتسجيل وهي كالتالي:
- تهيئة أعمال القبول بشكل فصل تدريبي وذلك بإضافة التخصصات وإدخال الطاقة الاستيعابية في بوابة قبولي.
- الإشراف على جميع أعمال القبول والتسجيل في المنشأة التدريبية وتنفيذ المهام المرتبطة بها (الرد على الاستفسارات، الفرز، إرسال الرسائل، تدقيق بيانات المرشحين وتثبيت قبولهم... إلخ).
- متابعة طلبات تحويل المتدربين بين التخصصات بناء على رغبتهم ووفق الشروط أو الضوابط المعتمدة لذلك.
- متابعة طلبات إعادة القيد ووفق الشروط أو الضوابط المعتمدة لذلك.
- الإشراف والمتابعة على جميع طلبات الخدمات الذاتية للمتدربين من (نقل، زيارة، تغيير تخصص... إلخ).
- متابعة إنهاء إجراءات التخرج بالأنظمة الإلكترونية.
- طباعة وتسليم وثائق التخرج والسجلات الأكاديمية بعد اعتمادها من صاحب الصلاحية للمتدربين.
- إعداد التقارير الدورية عن إنجازات القبول والتسجيل.
- متابعة وتنفيذ جميع ما ورد في اللائحة الأساسية للتدريب والتعليمات التنفيذية المفسرة لها وما ورد في دليل إجراءات القبول والتسجيل ببرامج المؤسسة.
- طباعة خطابات التعريف وبطاقات المتدربين والرد على الخطابات الخاصة بعدد التدريب.
- التواصل مع الدعم الفني لحل مشاكل المتدربين الإلكترونية.
- القيام بكل ما يكلف به من أعمال من صاحب الصلاحية.
ثانياً: وحدة الخدمات الإرشادية
الإشراف على مهام وأعمال وحدة الخدمات الإرشادية وهي كالتالي:
- إعداد الخطة السنوية لوحدة الخدمات الإرشادية بناء على دليل برامج وأعمال التوجيه والإرشاد.
- تهيئة المتدربين المستجدين للتعرف على البيئة التدريبية.
- تقديم الاستشارة والمساعدة في حل المشكلات الاجتماعية والنفسية والتربوية لمتدربي المنشأة التدريبية.
- تنفيذ برامج الإرشاد الوقائي وفق مؤشرات أداء البرامج.
- تعزيز التحصيل الأكاديمي ورفع قدرات ومهارات المتدربين بالمنشأة التدريبية وتذليل العقبات أثناء مسيرتهم التدريبية.
- رعاية المتدربين متدني المستوى التدريبي، والاهتمام بهم ومتابعة مستواهم التدريبي.
- الاهتمام بالمتدربين المتفوقين وتقديم ما من شأنه تعزيز قدراتهم ودعم إبداعاتهم.
- دراسة الظواهر السلوكية والمشكلات السلبية التي قد تظهر لدى بعض المتدربين، والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها.
- إقامة المعارض والندوات في مجال التوجيه والإرشاد بالتعاون مع الجهات والإدارات ذات العلاقة.
- تقديم العون والمساعدة والتوجيه والإرشاد للمتدربين الذين تتضمن مشاكلهم العرض على اللجنة التأديبية بالمنشأة التدريبية.
- تنفيذ الجولات الإرشادية بالمنشأة التدريبية والوقوف على احتياجات المتدربين.
- تزويد المتدربين بالمعلومات والأدلة اللازمة خلال فترة تدريبهم والتي تكفل المحافظة على سير العملية التدريبية ومعرفة الحقوق والواجبات.
- العمل بالأدلة واللوائح والتعليمات الصادرة من الإدارة المختصة بالتوجيه والإرشاد، والتعاون معهم فيما يخدم العملية التدريبية والمتدربين.
- التنسيق لتطوير قدرات المتدربين ومهاراتهم الشخصية.
- إعداد التقرير الفصلي والسنوي لأعمال وحدة التوجيه والإرشاد.
- المشاركة في إعداد تقرير الإنجاز السنوي للمنشأة التدريبية.
- تنفيذ الدراسات والبحوث والمسح الميداني والاستبيانات ذات العلاقة بالتوجيه والإرشاد.
ثالثاً : وحدة الأنشطة
الإشراف على مهام وأعمال وحدة النشاط وفق التالي:
- إعداد خطة سنوية لوحدة الأنشطة بناء على الخطة التشغيلية لوكالة شؤون المتدربين.
- الإشراف والمتابعة لوحدة الأنشطة.
- رعاية أوجه النشاط المنهجي واللامنهجي وتشجيعه باستخدام كافة الوسائل المتاحة.
- تحقيق الأهداف للنشاط التدريبي.
- تنفيذ برامج النشاط التدريبي في المنشأة التدريبية.
- المشاركة في البرامج والأنشطة المعدة من المؤسسة في المملكة.
- رفع التقرير السنوي للوحدة إلى وكيل الكلية لشؤون المتدربين.
- المشاركة في إعداد تقرير الإنجاز السنوي للمنشأة التدريبية فيما يخصه.
- الإشراف وتنفيذ أنشطة رعاية الموهوبين.
- الإشراف وتنفيذ أنشطة الجوالة.
- الإشراف وتنفيذ الأنشطة الرياضية.
- الإشراف وتنفيذ الأنشطة التقنية.
- الإشراف وتنفيذ أنشطة وفعاليات المسؤولية المجتمعية.
- الإشراف وتنفيذ أنشطة الثقافة التقنية.
- الإشراف وتنفيذ الأنشطة الاجتماعية والمناسبات الوطنية.
- إعداد التقرير الفصلي لأعمال وحدة الأنشطة.
- الإشراف والمتابعة على إنهاء الإجراءات المالية لأنشطة الحفل الختامي.
- القيام بكل ما يكلف به من أعمال من صاحب الصلاحية.